就業規則とは労働者の勤務時間・手当などの労働条件に関することや会社のルールについて定めた職場におけるルール集です。

会社としてのルールを決めることにより、人によって対応が違うなどトラブルのもとになることを防いだり、何か起きたときに就業規則に定めた手順でスムーズに対応したりすることができるため、作成義務がないとしても就業規則を定めておいた方が会社も労働者も安心できると思います。

就業規則は必ず作成しなければならない？

先ほど少し触れましたが、すべての会社が就業規則を作成しなければならないというわけではありません。「常時10人以上の労働者を使用している事業場」が作成・提出義務の対象になります。

常時10人以上というのは会社に在籍している人が10人以上の状態が基本的に続いている状態ということです。そのため、ほぼ出勤していないアルバイトでも、退職していない限りは1人にカウントされます。

従業員が10人未満の場合は作成義務がない

「常時10人以上の労働者を使用している事業場」が対象のため、在籍人数が基本的に10人未満の事業場に作成義務はありません。しかしながら、会社のルールを明確にすることで様々なメリットがあるため、作成することをお勧めいたします。

従業員が10人未満でも就業規則を作成するメリット

作成義務が無くても就業規則を作成する一番のメリットは何かしら普段と違うことが起きた時の手順を明確にしておくことで、会社と労働者が不安にならずにスムーズに物事が進められることではないでしょうか。それ以外にも、きちんとルールを定めている会社というイメージアップの材料にもなります。

労働トラブル防止になる

時間外手当の計算方法や、休暇の取り扱い、遅刻・早退の時の賃金の計算方法などを明文化し、その通りに運用することで、人によって対応が違うといったトラブルのもとを防ぎ、担当者が変わっても同じ対応を続けることができます。

特に給与の計算に関しては会社によって細かい計算方法が異なり、手当の種類や対象者も様々です。そのため、労務関係の担当者が退社して計算方法がわからなくなったなどのトラブルも防げます。

人材確保・定着につながる

ルールを明確にし、その通りに運用することで、労働者にきちんとした会社だという印象を与えることができるでしょう。なにかトラブルが起きた時も規則に則って対応することにより、スムーズに対応できます。

従業員が増えてもスムーズに対応できる

事業規模が大きくなり、気づいたら従業員が常に10人以上在籍している。
そこから慌てて作成するよりも、すでに作成しておいたものを提出する方がもちろん慌てずに済みます。

多様な働き方を実現できる

例えば、職務限定正社員、短時間正社員、勤務地限定正社員など、多様な正社員と呼ばれる働き方の正社員について規定すると、介護や育児他様々な事情で一般的な正社員と同じ条件で働くことが難しい人を雇用しやすくなります。

条件が限定されていたとしても優秀な人材を雇いたい！または続けて働いてほしいという場合には有効な手段かと思います。

助成金を申請しやすくなる

助成金で有名なところだとキャリアアップ助成金・業務改善助成金などがありますが、申請書を提出する際に、就業規則を添付する必要があります。せっかく対象となる事象が起こったとしても、きちんと対象者等を規定していなければ、提出書類の要件を満たさず、助成金を受給できない場合があります。

就業規則に記載すべき内容は？

就業規則に記載が必要な事項は、労働基準法第八十九条に定められています。

1. 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項
2. 賃金について。計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
3. 退職に関する事項（解雇の事由を含む。）退職手当の定めをする場合は、対象者の範囲、退職手当の金額等について、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項
4. 臨時の賃金等（退職手当を除く。）及び最低賃金額の定めをする場合においては、これに関する事項
5. 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項
6. 安全及び衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項
7. 職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項
8. 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項
9. 表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項
10. 事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合においては、これに関する事項

就業規則を作成する際に注意すべきこと

就業規則について、作成義務の対象となる場合、届出・周知の義務もセットになります。また、義務の対象となっているにも関わらず、対応を怠ると罰則を受けることもあります。

就業規則の届出が必要

就業規則を作成した後ですが、過半数組合または労働者の過半数代表者からの意見書を添付し、所轄の労働基準監督署に届出をする必要があります。また、新規に作成した場合以外にも、就業規則を変更した際にも届出が必要です。

従業員の意見聴取が必要

前述の通り、労働基準監督署に届出をする際には、労働者の意見を聴き、意見書というものを添付しなければなりません。労働者が内容を知らないということが無いように、就業規則の作成・変更については、労働者の意見を聴くことが義務付けられています。なお、意見書の書式については、厚生労働省の書式集からダウンロードできます。

作成した就業規則を従業員へ周知する

就業規則は、各作業場の見やすい場所への掲示、備え付け、書面の交付などによって労働者に周知しなければなりません（労働基準法第106条）

周知の方法としては、

1. 常時各作業場の見やすい場所に掲示する、または備え付ける
2. 書面で労働者に交付する
3. 電子媒体に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器（パソコン等）を設置する

というような方法が考えられます。

就業規則の作成義務を違反した場合のペナルティ

周知・届出義務を違反した罰則についてですが、「30万円以下の罰金」となります。

ただちに罰則が適用されるかは状況次第かとは思いますが（先に指導や是正勧告が行われることが多い）、そういうことにはならないようにきちんと作成届出をしましょう。

就業規則の作成に迷ったら、社労士によるサポートを活用しましょう

就業規則の作成義務とはいっても、様々な労働関係の法律に沿わなければならないため、1から作ることは困難だと思います。

厚生労働省のモデルケース等、ほかにも探せば一般的な内容のものは入手できるかもしれませんが、会社によって事情や状況は違いますし、会社の実態に基づいて作成された就業規則の方が運用しやすいと思います。作成届出周知の義務は果たしても、きちんと運用されなければ意味はありません。

運用しやすい会社の事情に合った就業規則を作成したい場合はぜひキークレア社労士法人にご連絡ください。