仕事が原因で従業員がけがをした場合、「労災になるだろうな」というのは皆さん思い浮かぶと思います。
ですが、仕事とは関係ないけが・病気でお休みした場合はどうなるのか。
こちらは労災とは違ってあまりピンとこない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

仕事が関係ないプライベートな理由のけが・病気のことを「私傷病」といいます。
今回は従業員が「私傷病」が原因で長期間の休みが必要となった場合、会社としてどう対応すればよいのかという点をできる限りわかりやすくお話していきたいと思います。

従業員が業務外の怪我や病気で休職することになったら

従業員が、業務外の怪我や病気等の個人的事情により長期間にわたり就労ができない状態となった場合に、在籍させたまま、一定期間就労を免除して休ませることを『私傷病休職』といいます。

私傷病休職は、労働基準法に定めはなく、あくまで会社が任意で就業規則等に定める制度です。
まず自社の就業規則に休職に関する定めがあるかどうか、確認しておきましょう。

引用：モデル就業規則 (P16　第9条)

私傷病休職の実務対応の流れ

従業員から私傷病による長期療養についての相談を受けた時の対応の流れについて解説していきます。
主な流れは以下の様になります。

1. 有給休暇消化の意向を確認する。
2. 従業員から診断書を受領する。
3. 会社から休職命令を下す

①有給休暇消化の意向を確認する

従業員から、私傷病により長期の療養についての相談があった時、または欠勤が続いたときには、まず現在の症状や療養期間の見込みを確認し、医師の診断書を提出する様に伝えます。
その上で有給休暇の使用を希望するかどうかを確認しておきます。

※会社から休職を命じると休職期間中は労働の義務が免除される期間となるため、有給休暇を使用する余地がなくなります。このため休職を命じる前に、有給休暇の使用を希望するかどうかを確認しておくことをお勧めします。

②従業員から診断書を受領する

従業員から診断書が提出されたら、内容を確認します。
会社は休職を命じるべきかどうか、またどれくらいの期間命じるべきかを判断するための客観的な意見として、医師の診断書を確認します。

確認すべきポイント

• 休業の必要性
• 療養期間
• 就労可能な場合：
  配慮すべき事項、通院の頻度、業務に支障の出る服薬をしているかどうか等
• 診断書の発行日
  （直近の診断結果に基づく内容か）
• 診療科　症状と診療科が一致しているか

※従業員が診断書の提出を拒否することも考えられるため、根拠として就業規則に診断書の提出を求める規定を定めておくことが重要です。

③会社から休職命令を下す

私傷病休職は、会社が休職が必要な状態かどうかを判断した上で、会社から従業員に命じます。
休職を命じる場合には、「休職命令書（または休職通知書等）」により書面を交付します。

休職の判断について

従業員が提出した診断書だけでは判断が難しい場合で、就業規則に定めがある場合には会社が指定する医師の診察を受けさせ、その診断書の内容と合わせて判断することも可能です。

休職命令書に記載すべき内容

• 休職の期間、期間中の賃金の有無、社会保険料の支払い方法、復職の判断・手続き等

なお、休職期間が満了しても復職できない場合もありますので、従業員を休職させる場合には、必ず書面を交付するようにしましょう。

私傷病休職中は会社から給与等を支給すべき？

私傷病による休職期間中は従業員から労働の提供がない期間となるため、法律上では給与を支払う義務のない期間となります。
ただし就業規則や賃金規程にて休職期間中の手当の規定がある場合には、それに従って支払う必要があります。

休職中も社会保険料は発生する

休職期間中の社会保険料免除の制度はないため、会社負担分・本人負担分ともに社会保険料は発生します。なお休職期間中は給与の支払いがないため、本人負担分を給与から控除することができなくなります。
休職期間中の社会保険料の取り扱いを予め決めておき休職命令書に記載しておきましょう。

本人からの徴収方法

• 会社の口座宛てに本人が振込む　
• 復職後の給与からまとめて徴収する（休職期間が短い場合）
• 傷病手当金を会社が代理受領する方法を取り、給付金から社会保険料を控除した金額を本人へ振り込む

業務外のケガや病気で休職した場合の傷病手当金

会社は、休職中従業員から労務の提供がないので、原則として給与を支払う義務はありません（就業規則に規定がある場合はそれに従って支払います）。その代わり、傷病手当金という給付金を受給することができます。

傷病手当金とは、『病気休業中に被保険者とその家族の生活を保障するために設けられた制度で、被保険者が病気やケガのために会社を休み、事業主から十分な報酬が受けられない場合に支給されるもの』で、健康保険の加入者が対象となります。

傷病手当金の支給要件

1. 仕事以外の事由による病気やケガの療養のための休業であること
2. 就業することができないこと（療養担当者の証明が必要）
   傷病手当金の書式の中に療養担当者の証明書類があり、医師等の証明が必要となります。
3. 仕事を休んだ日から3日連続で休み、4日以上仕事に就けなかったこと
   休職の原因となる病気・けがにより休んだ日を1日目として、3日連続で休み、かつ4日以上休んだ場合に4日目以降から傷病手当金の支給対象となります。
   最初の3日間は待期期間といい、傷病手当金の支払い対象にはなりません。
   この待機期間については、有給休暇を取得することが可能です。
4. 休業した期間について給与の支払いがない、または傷病手当金より給与の額が下回ること。
   無給の場合は全額、支給された給与が傷病手当金より下回る額の場合は差額が支給されます。

傷病手当金の支給期間

傷病手当金の支給期間は支給を開始した日から通算して1年6か月です。
資格喪失の前日までに被保険者期間が継続して1年以上あるなどの条件を満たせば、退職して社会保険資格を喪失した後も継続して給付を受けることができます。

支給停止(支給調整)されるケース

下記にあてはまる場合、傷病手当金の支給額の一部または全部が調整されます。
なお、下記の支給金額が傷病手当金よりも日額等が少ない場合、差額分が支給されます。

1. 給与の支払いがあった場合
2. 障害厚生年金または障害手当金を受けている場合
3. 老齢退職年金を受けている場合
4. 労災保険から休業補償給付を受けていた（受けている）場合
5. 出産手当金を同時に受けられるとき

傷病手当金の申請手続きと流れ

傷病手当金の支給申請書は全部で4枚あります。1枚目・2枚目は従業員記入用、3枚目は会社記入用、4枚目は病院の療養担当者記入用（医療機関等で証明を受ける欄）になります。

そのため、会社としては1，2，4枚目を従業員に渡して、記入されたものを回収し、3枚目と一緒に全国健康保険協会に提出することになります。

参考：» 健康保険傷病手当金支給申請書｜健康保険給付の申請書｜申請書｜協会けんぽ

申請には2年の期限があるため注意

傷病手当金の時効は、労務不能であった日ごとに、その翌日から2年間です。
傷病手当金は働くことができない間の生活を支えるものなので、従業員から提出があった場合は速やかに対応してあげましょう。

休職した従業員の代替要員を確保する際の注意点

休職した従業員の担当していた業務によっては、代替要員が必要となる場合があります。
一時的な要員として短期間の代替要員を採用する場合には、契約期間、更新の有無を明確にして、契約終了時にトラブルが生じないように注意しましょう。

代替要員の確保が難しく、既存のメンバーに業務を割り振る場合には、負荷に応じた一時的な手当を支給する等の対応も検討しておきましょう。休職者が復職しやすい環境を整えておくためにも、既存のメンバーが不満を持たない様に丁寧に対応しておくことも重要です。

※休職者がそのまま退職になることも考えられるため、マニュアル等を作成し、業務を標準化する、または仕事を分散し平準化する等の普段からの備えも重要です。

私傷病休職について就業規則に定めておくべき事項

就業規則に休職の規定として定めておくべき主な内容

• 休職になる事由・要件
• 休職期間
• 休職期間の取り扱い
• 復職について
  （休職期間満了しても復職できないときを含む）

休職制度は、復職の判断が難しかったり、休職期間満了による退職時にトラブルとなりやすかったりと、その運用に注意が必要となるため、就業規則に具体的に定めておくと運用が行いやすくなります。

私傷病休職の対応でお困りの際はキークレアにご相談ください

休職・復職のプロセスは、制度の運用だけでなく、休職する従業員への細やかな配慮も欠かせません。会社と従業員の双方が納得し、円満に職場復帰を目指せる環境づくりを、私たちキークレア社会保険労務士法人は、実務の両面からサポート致します。
何かお困りの際はキークレアにご相談ください。

長くなってしまいましたが、最後まで閲覧いただきありがとうございました。